12 jednoduchých tipov na extra produktívny pracovný deň

Cítiš sa unavený. Nezáleží na tom koľko hodín tvrdo pracuješ, zoznam naplánovaných úloh nie a nie dokončiť. Všetci to poznáme a vieme, aké to môže byť stresujúce a demotivujúce. Ak sa cítiš podobne, nevešaj hlavu. Dnes sme pripravili 12 spôsobov ako vyťažiť z tvojho pracovného dňa čo najviac.

1. Priprav si oblečenie deň predtým

V momente, keď ťa tvoj budík ráno zobudí, mal by si okamžite vstať z postele a začať tvoj ranný rituál. Určite nechceš strácať svoj cenný čas rozhodovaním, ktoré oblečenie budeš dnes nosiť. Hlavne my ženy vieme stratiť veľa času prípravou oblečenia, no každý jeden človek sa chce cítiť počas pracovného dňa spokojne a komfortne. Nestrácaj preto čas rozhodovaním čo na seba ráno, keď nie je dostatok času. Priprav si veci deň predtým, čím sa vyhneš zlej nálade z nepohodlne vybraného outfitu a ušetríš čas na dôležitejšie aktivity.

2. Naplánuj si svoj deň dopredu

Experti sa prikláňajú k názoru, že každá minútu, ktorú stráviš plánovaním, ti na konci ušetrí približne 10 minút. Aby si sa stal čo najproduktívnejším, mal by si presne vedieť, aké úlohy je treba splniť a dokedy na to máš čas. Ako to môžeš dosiahnuť? Plánovaním. Odporúčame plánovať až na 1 týždeň dopredu. Aj keď sa to tak nemusí na prvý pohľad zdať, ušetrí ti to kopec času. Ak sa však nevyžívaš v organizovaní, skús si naplánovať aspoň ten pracovný deň, ktorý je pred tebou. Pol hodiny plánovania večer pred pracovným dňom posilní tvoju produktivitu a zároveň aj organizačné schopnosti.

3. Používaj to-do list

Mal by si mať na všetky svoje požadované aktivity jeden to-do list. Tento zoznam by mal obsahovať všetky aktivity, ktoré potrebuješ urobiť. Ak aktivita nie je na to-do liste, máme tendenciu ju vynechávať. Čo je najpodstatnejšie pri tvorbe takýchto to-do listov je ich aktuálnosť. Snaž sa vytvoriť si zvyk, že vždy keď sa objaví nová úloha, starostlivo si ju zaznačíš do svojho plánu. Takto sa vyhneš zmeškaným deadlinom a ľahko zistíš, koľko úloh si priviedol k zdárnemu koncu.

4. Používaj ABCDE metódu a pravidlo 80/20

ABCDE metóda je postavená na priorizovaní zadaných úloh:

• A úlohy - úlohy. ktoré musíš urobiť ten deň, inak z ich budú veľké nepríjemnosti
• B úlohy - úlohy, ktoré by si mal urobiť dnes, inak z ich budú mierne nepríjemnosti
• C úlohy - úlohy, ktoré by si mohol urobiť dnes, no pri nesplnení nespôsobia žiadne nepríjemnosti
• D úlohy - úlohy, ktoré posunieš na vykonanie iným ľudom
• E úlohy - úlohy, ktoré úplne odstrániš zo svojho zoznamu a neurobíš ich

Keď začneš svoj pracovný deň, vždy začínaj s A úlohami, ktoré sú najpodstatnejšie. Trik tejto metódy spočíva v tom, že nikdy sa nepresuieš na B úlohy, pokiaľ nebudeš mať splnené A úlohy a podobne nepôjdeš na C úlohy, ak B úlohy nie sú všetky dokončené. Pri dodržiavaní tohto systému budeš pracovať na najvyššej možne kapacite v akomkoľvek čase.

Používaj pravidlo 80/20 na identifikovanie svojich prioritných A úloh. Paretov zákon hovorí o tom, že 20% z tvojich úloh buduje 80% tvojho výsledku. To znamená, že ak máš na deň splniť 10 úloh a splníš z nich len 2 najpodstatnejšie, malo by to stačiť na to, aby si bol na 80% úspešný. A úlohy budú tie, ktoré keď splníš, tak sa tvoja úspešnosť zvýši mnohonásobne viac ako keby urobíš veľa menších úloh, na ktorých až tak nestojí tvoj úspech.

5. Vstaň o 2 hodiny skôr

Štúdie ukazujú, že ľudia sú najproduktívnejší prvé 2 hodiny po tom, ako vstanú z postele. Toto je čas, ktorý by si mal investovať do najpodstatnejších povinností. Samozrejme, tento čas sa môže líšiť v závislosti od nášho biorytmu. Niektorí ľudia sú produktívnejší ráno, iní večer alebo počas dňa. Kľúčom k úspechu je nájsť tú časť dňa, počas ktorej si najproduktívnejší a vyhradiť si ju na tie najdôležitejšie povinnosti. Ak však vstaneš o 2 hodin skôr ako si zvyknutý, získaš ráno viac času a tvoj celkový deň bude dlhší a produktívnejší.

6. Medituj na 5 minút

Mal by si každé ráno meditovať na 5 minút. Okrem toho, že tvoje telo aj myseľ budú relaxovať, snaž sa predstaviť si svoj deň. Predstav si seba ako žiješ ten deň a sústreď sa na podstatné aktivity. Niečo podobné, ako keby hovoríš blízkemu človeku čo ťa v ten deň čaká. Snaž sa predstaviť sám seba v tretej osobe. Fantazíruj o tom ako sa budeš cítiť, keď konečne dokončíš ten task, na ktorom tak dlho pracuješ.

7. Poriadne sa naraňajkuj

Táto rada sa môže zdať samozrejmá, no nie každý si ráno pripraví poriadne raňajky, nehovoriac o tých, ktorí neraňajkujú vôbec. Snaž sa vždy ráno pripraviť zdravé a sýte raňajky. Nemusíš nad tým stráviť hodinu prípravami, chlieb s pár plátkami šunky či syrom úplne postačí. Ak ráno nemáš čas na raňajky, priprav si ich a zjedz cestou do práce. Tvoje telo je ako auto, ak mu nedáš poriadne palivo nemôžeš čakať, že bude dokonale fungovať.

8. Vzdelávaj sa po ceste do práce

Keďže každý z nás máme len 24 hodín za deň, rozdiel medzi úspešným a neúspešným človekom je v tom ako využije čas, ktorý má. Kto povedal že musíš cestou do práce čítať noviny, strácať čas na sociálnych sieťach či mobilných hrách? Využi tento čas na zdokonalenie sa v jednej určitej činnosti alebo sa nauč niečo nové, čo ti vylepší tvoje pracovné znalosti. Počúvanie podcastov alebo audiokníh je skvelou možnosťou ako to docieliť. Vďaka pár dobre investovaným minútam budeš popredu oproti svojim kolegom aj rivalom.

9. Pri práci sa izoluj od ostatných

Áno, čítaš správne. Ak je to možné, mal by si sa čo najviac vyhnúť nepotrebnému komunikovaniu s ostatnými. Najlepšou cestou ako urobiť všetky prioritné úlohy je nebyť vyrušovaný. Práve preto sú introverti niekedy viac produktívnejší ako extroverti. Aj keď sú tvoji spolupracovníci pravdepodobne milí ľudia, ohováranie či robenie plánov na dovolenku ti určite nepomôže byť sústredený a produktívny.

Mal by si si nájsť miesto, kde ťa nebude nikto rušiť. Ak pracuješ v otvorenej kancelárií, snaž sa to kolegom vysvetliť či prispôsobiť tomu svoje pracovné miesto. Môžeš napríklad mať ceduľku "Nevyrušovať" na stole práve vtedy, keď budeš pracovať na niečom dôležitom alebo si daj slúchadlá a pusti si klasickú hudbou, ktorá navyše podporuje kreativitu.

10. Ak sa objaví nová dôležitá úloha reaguj rýchlo

Nezáleží na tom, ako dobre si naplánuješ svoj deň, nové požiadavky sa vždy nejako zázračne objavia, čo môže byť veľmi stresujúce. Vždy keď sa objaví nejaká nová úloha, snaž sa priorizovať svoje doterajšie úlohy a zaraď novú úlohu podla ABCDE metódy. Ak je to potrebné, prehoď svoje doterajšie poradie. No ak nová úloha pravdepodobne nebude patriť medzi A úlohy, zaraď ju zbežne a po splnení A úloh sa k nej ešte vrátiš.

Napríklad:

• Pracuješ pol hodinu na A úlohe z tvojho to-do listu.
• Potom ti šéf povie, že dôležitý klient potrebuje urobiť 3 nové úlohy.
• Rýchlo zaradíš úlohy ako 2 B úlohy a 1 C úloha.
• Pokračuješ ďalšiu pol hodinu v práci na svojej A úlohe.
• Tvoj milovaný šéf príde znovu a teraz ti posunie ďalšiu úlohu, ktorú dostal od svojho šéfa.
• Ty zistíš, že táto úloha je A úloha a je dôležitejšia ako tá, na ktorej momentálne pracuješ.
• Prestaneš pracovať na predchádzajúcej A úlohe a začneš pracovať na novej dôležitejšej A úlohe.
• Keď ju dokončíš, vrátiš sa k svojej pôvodne A úlohe.
• Na konci dňa alebo po splnení A úloh sa vrátiš k 3 novým úlohám a skontroluješ, či sú zaradené správne.

Vďaka tomuto budeš vždy mať prehľad o tom, na čom je potrebné momentálne pracovať a budeš vedieť určiť, ktorú úlohu treba splniť čo najskôr.

11. Kontroluj email iba v určitý čas

Nič ti nezhltne tak veľa času ako neustále kontrolovanie emailov a riešenie problémov druhých ľudí, ktorí ti píšu. Snaž sa kontrolovať svoju emailovú stránku pravidelne, no v ten istý čas. Ak nečakáš na dôležitý email, kontrola 2-3x denne by mala stačiť. Napríklad, ak pracuješ od 9 do 17, môžeš si kontrolovať poštu o 11 a o 16. Takto sa budeš sústrediť na vlastné dôležité úlohy, ale zároveň budeš informovaný o stave svojich emailov a v prípade nevyhnutného jednania si schopný zasiahnuť. Zaručene budeš vďaka tomu spokojnejší a hlavne viac produktívny.

12. Povedz NIE

Mal si začať čo najskôr hovoriť nie na neodôvodnené a nepotrebné požiadavky ostatných. Úspešní ľudia sú v tomto veľmi dobrí. Každý raz keď povieš áno nejakej nepotrebnej aktivite tak automaticky hovoríš nie ostatným aktivitám, akými môžu byť napríklad čas strávený s rodinou či pri dobrej knihe.

Celý boj s produktivitou je o tom ako stráviš svoj deň. Využívaš naozaj každú voľnú minútu efektívne? Pomáhajú ti tieto aktivity ku dosiahnutiu tvojich cieľov? Zamysli sa nad tým, či to čo robíš naozaj chceš a je to dobré pre teba alebo je to požiadavka niekoho iného a tebe to nič neprinesie.