Ako naplánovať meeting a nič nevynechať?

Meetingy časom získali zväčša negatívnu reputáciu, najmä kvôli dlhému trvaniu a nízkemu prínosu. Čas strávený na meetingoch by nemal byť venovaný len zdieľaniu informácií ale hlavne riešeniu problémov a hľadaniu riešení spoločne. Tentoraz sme pripravili prehľadný návod, ako naplánovať efektívny meeting ako profesionál.

Je meeting vôbec potrebný?

Pri plánovaní meetingu je nevyhnutné stanoviť body, o ktorých sa bude pojednávať. Ak neviete nájsť zmysel meetingu alebo je bodov meetingu málo a nevyznačujú sa dôležitosťou, jednoducho ho neorganizujte. Keď ste zvyknutí na týždenné meetingy, kde zdieľate výsledky, stále sa dá vytvoriť spreadsheet pre všetkých zainteresovaných.

Ak na niektorú z predchádzajúcich otázok odpoviete kladne, má zmysel meeting organizovať. Ak ste však odpovedali negatívne, s najväčšou pravdepodobnosťou k meetingu pristupovať nemusíte a postačia individuálne stretnutia či e-mailová komunikácia.

Agenda

Keď už ste si ujasnili, že existuje potreba organizovať meeting, budete potrebovať agendu, čiže program meetingu, ktorý bude tvorený bodmi, o ktorých budete hovoriť. Meeting teda rozdelíte na menšie časti. Agenda môže obsahovať aj poznámku, koľko by mala konkrétna časť trvať, kto by mal mať v danej časti slovo alebo k čomu chcete v danej časti dospieť.

Účastníci

Na meeting by mali byť pozvaní len tí, ktorých sa prejednávané záležitosti priamo týkajú a ich output pomôže k riešeniu určitej situácie. Ak by na meetingu napríklad malo dôjsť k dôležitému rozhodnutiu, pozvite len tých, ktorých názor vezmete do úvahy. Meetingy tak budú menšie ale môže ich byť viac. V konečnom dôsledku však budú efektívnejšie, pretože v každom prípade ušetríte čas tým, ktorých sa záležitosť priamo netýka.

Formát

Meeting nemusí mať len tradičný formát face-to-face. V praxi sa využíva aj forma telefonického hovoru či videohovoru. Ak však meeting vyžaduje šírenie citlivých informácií, preferovaný je face-to-face meeting medzi štyrmi stenami. Ak je naopak meeting potrebné zorganizovať ihneď spolu s ľuďmi, ktorí nie sú na mieste, využije sa forma na diaľku.

Čas a miesto

Čas zohráva rolu najmä v medzinárodných firmách, kde je potrebné spojenie s pracovníkmi v rôznych časových zónach. V prípade firmy so všetkými zamestnancami na jednom mieste je možné zorganizovať meeting vo firemnej zasadačke. Zvoliť sa dá aj stretnutie na obede či spoločný brunch.

Trvanie

Väčšina meetingov zaberie približne jednu hodinu, avšak trvanie sa môže líšiť vzhľadom na množstvo prejednávaných bodov či obtiažnosť ich riešenia.

Pozvanie

Prešli ste si všetkými predchádzajúcimi krokmi? Výborne. Teraz ostáva len jediné. Pozvať všetkých kolegov. Využite napríklad online kalendár, pozvite ostatných a sledujte, kto prial vaše pozvanie a komu termín nevyhovuje a prispôsobte sa. Pre výber termínu meetingu sa dá využiť aj možnosť ankety na pracovných sociálnych sieťach.

Tak, zvládli ste to. Meeting je naplánovaný a všetko je pripravené. Teraz už len dúfať, že na ňom dokážete doladiť všetko potrebné.