Píšete pracovný e-mail? Pozor na spisovnosť a preklepy

Viete, čo je to „netiketa“?

Netiketa je spojenie slov sieť, anglicky net, a etiketa. Jedná sa teda o zásady správania na internete. A netiketa sa týka aj e-mailovej komunikácie. Vieme, že v spoločnosti sa vyžaduje určité slušné správanie. To by sa malo dodržiavať aj v anonymnom svete internetu.

Pracovný e-mail: Ako naň?

Netiketa sa týka aj e-mailov. A v pracovných e-mailoch to platí dvojnásobne. Teraz sa nerozprávame o newsletteroch, ale o e-mailoch, ktoré posielate napríklad ako odpoveď svojmu obchodnému partnerovi. E-mail je väčšinou prvá vec, ktorú po príchode do práce otvoríme a skontrolujeme. A na niektoré rovno odpovieme.

Prvá vec, ktorú by ste si mali premyslieť než začnete písať je, komu je e-mail určený. Podľa toho je možné prispôsobiť obsah aj text. Avšak vždy dodržiavajte gramatiku a správny pravopis. Dávajte si pozor aj na preklepy alebo priveľké používanie skratiek tam, kde to nie je nutné.

Na čo si pri písaní pracovného e-mailu dať pozor?

Snažte sa vyhnúť metaforám a dvojzmyslom, nikomu sa ich nechce lúštiť a vy by ste tak mohli prísť o potenciálneho klienta. Rovnako by ste sa mali vyhýbať príliš zložitým a rozvetveným súvetiam. Držte sa jednoduchého jazyka a cudzie či odborné výrazy používajte len tam, kde je to nevyhnutné.

Dnes je síce moderné zapájať aj výrazy v angličtine, no stále sme na Slovensku, preto sa snažte písať spisovne a bez gramatických chýb. Na tie vás dnes už často textové editory upozornia. Anglické výrazy a slangové slová si nechajte do neformálnej komunikácie. Snažte sa tiež šetriť s emotikonami a smajlíkmi.

Telo e-mailu

V prvom odseku tela e-mailu by ste mali stručne a jasne vystihnúť podstatu celého e-mailu, teda prečo vlastne dotyčnej osobe píšete. Malo by z neho byť jasné, o čo žiadate, či chcete odpoveď, posielate výsledky, report alebo napríklad sťažnosť.

Ostatok textu e-mailu už môže byť podrobnejší, ale nie priveľmi dlhý bez zbytočných zdĺhavých súvetí.

Predmet a obrázok

Predmet vášho e-mailu by mal byť čo najviac výstižný, stručný a jednoduchý. Nikdy ho nepíšte celý veľkými písmenami. Ak chcete použiť v tele e-mailu obrázok, vyberte vhodnú veľkosť či už rozmerov, ale aj samotného obrázku. Príliš veľký obrázok spôsobí veľmi pomalé načítanie e-mailu a niekedy sa stane, že sa nakoniec ani neodošle. Je lepšie obrázok priložiť ako prílohu k e-mailu.

A čo oslovenie a ukončenie?

Pri oslovení myslite na to, komu je daný e-mail určený. Tiež nezabudnite, že je vždy oddelené čiarkou od ostatného textu. Malo by sa skladať z pozdravu a mena dotyčného, ak treba aj s titulom.

E-mail je vhodné ukončiť odkazom na prípadnú udalosť či to, že čakáte nejakú odozvu a nakoniec zdvorilostnou frázou (napr. S pozdravom) a vaším menom, kde sa dá využiť aj prednastavená pätička e-mailu s vašimi kontaktnými údajmi.

Na záver nezabudnite skontrolovať, či ste správne vyplnili údaje adresáta, teda, že máte správny e-mail. Tiež skontrolujte, že máte uvedený predmet a prípadne aj prílohu, ak ju k e-mailu prikladáte. Tie dávajte najlepšie vo formáte PDF, v prípade obrázkov zase JPG alebo PNG. Myslite na správnu formu, skontrolujte si gramatiku a preklepy. Nechcete, aby sa vám niekto vysmial za to, že napríklad neviete rozdiel medzi my a mi. A teraz už len veľa šťastia a pustite sa do písania.